Отдел организации делопроизводства является структурным подразделением Управления организационно-правовой работы и делопроизводства АО «Казахский экономический университет имени Т.Рыскулова» (далее Общество).

Цели отдела:

• Формирование и внедрение единого порядка документооборота и делопроизводства по Обществу.
• Достижение порядка документирования каждым работником Общества.

Задачи:

• Обеспечение соблюдения принципов и порядка делопроизводства и документационного обеспечения в Обществе.
• Организация своевременного и качественного документационного обеспечения и делопроизводства.
• Обеспечение качественного ведения архивного дела и организационно-методического руководства по ведению документооборота и учета внешних документов, а также составлению номенклатуры дел Общества.
• Обеспечение контроля поручений Председателя Правления Общества-Ректора и проректоров на входящей корреспонденции.
• Обеспечение переводов с русского на государственный язык, с государственного на русский язык приказов, распоряжений и иных документов по основной деятельности Общества.

Функции:

• обработка входящей корреспонденции на руководство: прием, регистрация и направление ее на рассмотрение руководству Общества. После рассмотрения руководства рассылка и передача документов с резолюцией в структурные подразделения Общества;
• регистрация входящей корреспонденции на подразделения;
• регистрация, размножение и рассылка приказов и распоряжений согласно спискам рассылки;
• обработка исходящей корреспонденции: проверка соблюдения требований к оформлению, присвоение исходящего номера. Составление реестра по письмам архива, формирование пакетов, отправка спецсвязью, через ОПП г. Алматы и по почте;
• осуществление приема-передачи документов факсимильной связью;
• контроль своевременного исполнения документов:
  • Администрации Президента Республики Казахстан;
  •  Канцелярии Премьер - Министра Республики Казахстан;
  • министерств и иных центральных исполнительных органов;
  •  поручений Председателя Правления-Ректора, проректоров на входящей корреспонденции;
  • поручений данных руководителям структурных подразделений Общества;
  • обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов;
  • систематическое информирование руководства по этим вопросам;
  • подготовка служебных записок о неисполнении документа и снятие их с контроля.
• контроль сроков исполнения документов, жалоб, обращений и заявлений.
  осуществление русско-казахского и казахско-русского переводов приказов, распоряжений и иных документов в Обществе;
• актуализация нормативных документов по делопроизводству.
• разработка сводной номенклатуры дел, Инструкции по делопроизводству с согласованием ЦГА, осуществление методического руководства в составлении номенклатуры дел структурными подразделениями центрального аппарата Общества.
• обеспечение сохранности, учета и выдачи структурным подразделениям документов, хранящихся в ведомственном архиве Общества.
• контроль выдачи архивных справок.
• совместно с экспертной комиссией Общества проведение экспертизы ценности и обработки документов, выделение к уничтожению дел, сроки которых истекли, составление сводной описи, раскрывающей состав и содержание дел, подлежащих хранению в Центральном государственном архиве Республики Казахстан.
• в соответствии с номенклатурой дел прием, учет, обработка, организация хранения и использование законченных делопроизводством документов Общества в архиве и подготовка документов к сдаче на государственное хранение в соответствии с действующими нормативными правовыми актами Республики Казахстан (включая нормативно-правовые акты учреждений Центрального Государственного архива Республики Казахстан).
• рассмотрение проектов приказов и распоряжений Общества.
• учет внешних документов, применяемых в деятельности Общества.
• проверка структурных подразделений Общества по вопросам делопроизводства, документационного обеспечения и архивных дел, а также внедрения государственного языка.
• Организация и обеспечение копирования документов, а также рассылка электронных копий по структурным подразделениям

Для достижения задач, поставленных перед Отделом, и для эффективного выполнения функций Отдел вступает в информационное взаимодействие со всеми структурными подразделениями Университета.

АРХИВ

Архив является самостоятельным структурным подразделением Отдела организации делопроизводства.
Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет Государственный архив.

Задачи:

• прием законченных в делопроизводстве документы постоянного хранения, по личному составу и долговременного срока хранения.
• комплектование документами, состав которых предусмотрен в Положении об архиве разделом 5.
• учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
• подготовка и своевременная передача документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, на государственное хранение в ЦГА с соблюдением установленных требований.

Функции:

• инструктирование работников структурных подразделений Общества о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив;
• учет и контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством, не позднее чем через год;
• осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение документов и дел;
• разрабатывает и согласовывает с ЦГА графики представления описей дел, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и передачи документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, на государственное хранение;
• разрабатывает и предоставляет на позднее, чем через год после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение Экспертной комиссии Центра и Экспертно-проверочной комиссии ЦГА;
• создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранимым в архиве документам;
• работа по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения;
• составление описей дел для передачи документов в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;
• контроль за соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
• информирует руководство о работе ведомственного архива и улучшении документооборота в университете;
• разработка положений и инструкций по организации архивного дела;
• выдает в установленном порядке, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;
• работа по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну;
• проверка правильности учета и хранения бланков строгой отчетности;
• разработка и согласование с уполномоченным органом графиков представления описей дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов на государственное хранение.
• исполняет запросы сторонних организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа, подтверждение обучения и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки на основе данных, имеющихся в документах архива;
• проводит проверку наличия и состояния дел постоянного хранения - не реже одного раза в 5 лет, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу – 5 лет, устанавливает их фактическое количество, устраняет недостатки в учете, организует розыск отсутствующих дел.
• в установленном порядке передает на государственное хранение в ЦГА документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республика Казахстан.

Архив хранит:

• законченные делопроизводством документы постоянного хранения, имеющие социальное, экономическое, научное, историческое, культурное значение, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан;
• документы долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) срока хранения, необходимые в практической деятельности;
• документы по личному составу Университета и по личному составу ликвидированных структурных подразделений;
• ведомственные издания.
• научно-справочный аппарат к документам архива.

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных Положением об архиве, Архив взаимодействует:

• С канцелярией по вопросам:
  • ведения делопроизводства;
  • подготовки и представления документов на хранение в архив;
  • получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;
  • обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;
  • обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования.
• Со всеми структурными подразделениями по вопросам:
  • передачи документов и их копий, справок для использования в работе структурных подразделений;
  • поиска необходимой информации.